Effiziente Verwaltung und sichere Archivierung aller Dokumente
Was ist ecoDMS?
ecoDMS ist ein Dokumenten-Management-System (DMS), das es Unternehmen und Privatleuten ermöglicht, alle Dokumente einfach und effizient zu organisieren. Mit ecoDMS können Sie Ihre Dokumente digitalisieren, archivieren, klassifizieren, verwalten, suchen und teilen. Die intuitive Oberfläche ist sehr benutzerfreundlich und einfach zu bedienen. Mit einer zentralen Sammelstelle für all Ihre Dokumente wird die Verwaltung zum Kinderspiel. Dank automatischer Texterkennung (OCR) und intelligenter Volltextsuche finden Sie jedes Dokument in Sekundenschnelle wieder. Es ist egal, ob Sie nach Namen, Datum oder Inhalten suchen: Die Volltextsuche durchforstet alle Dokumente und liefert sofort die gewünschten Ergebnisse. Nie war das Finden von Informationen einfacher und schneller.Die Software bietet Ihnen einen grenzenlosen Dokumentenzugriff von jedem Gerät aus. Nutzen Sie entweder die Desktop-Anwendung oder den Webclient, um jederzeit und überall auf Ihre wichtigen Dokumente zuzugreifen. Ganz gleich, ob Sie sich im Büro, zu Hause oder auf Reisen befinden.
- Für Unternehmen ist ecoDMS eine unverzichtbare Lösung zur Optimierung der Arbeitsprozesse. ecoDMS bietet zahlreiche Vorteile, wie z.B. eine revisionssichere Dokumentenarchivierung, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie der GoBD und der DSGVO, die Verbesserung der Datenintegrität und Nachvollziehbarkeit sowie die Möglichkeit, Dokumente schnell und einfach zu finden. Durch die zentrale Archivierung aller Dokumente und der digitalen Dokumentenverwaltung sparen Firmen Zeit und Kosten, die die Mitarbeiter für andere wichtige Aufgaben verwenden können.
- Für Privatleute bietet ecoDMS eine sichere und übersichtliche Verwaltung wichtiger Dokumente, wie beispielsweise Rechnungen, Verträge, Zeugnisse, Versicherungspolicen, Fotos und vieles mehr.
Worauf warten Sie noch? Starten Sie noch heute mit ecoDMS und erleben Sie die Vorteile eines modernen und effizienten Dokumenten-Management-Systems.
Dokumentenarchivierung effizient, schnell + einfach
Effiziente Dokumentenarchivierung leicht gemacht: ecoDMS ermöglicht Ihnen die einfache Archivierung und Organisation von Dokumenten beliebiger Formate – von PDF über Word bis hin zu Excel , Präsentationen, Zeichnungen und Bildern. Bringen Sie Ordnung in Ihre Dokumente, sortiert nach Kategorien, Datum oder individuellen Schlagworten, um stets den Überblick zu behalten. Selbst codierte X-Rechnungen lassen sich problemlos in ecoDMS speichern. Von der nahtlosen Verarbeitung eingescannter Posteingänge bis hin zur reibungslosen Archivierung digitaler Dateien und E-Mails – ecoDMS ist die perfekte Lösung zur Archivierung all Ihrer Unterlagen für ein smartes Dokumentenmanagement.
Automatisierung von Ablageprozessen
Erleichtern Sie sich die Dokumentenverwaltung und nutzen Sie die Vorteile der Automatisierung mit ecoDMS und dem Vorlagen Designer! Intelligente Klassifizierungsvorlagen ermöglichen eine automatische Kategorisierung und Ablage von Dokumenten wie Rechnungen, Verträgen und mehr. Der integrierte Vorlagen Designer erlaubt Ihnen dabei, Ihre eigenen Vorlagen ohne Programmierkenntnisse zu erstellen. Die Erkennung der Merkmale erfolgt auf Basis von vordefinierten Schlagwörtern, Barcodes, Layouts oder Markierungen. Die erstellten Klassifizierungsvorlagen werden in ecoDMS gespeichert und können dann für die automatische Dokumentenarchivierung verwendet werden.Suche: Intelligent + mit automatischer Texterkennung
Mit ecoDMS können Sie Ihre Dokumente schnell finden, indem Sie einfach nach Textinhalten suchen. Denn Dank der intelligenten Volltextsuche finden Sie Ihre archivierten Dokumente im Handumdrehen wieder – so wie bei einer Google-Suche. Die automatische Texterkennung (OCR) erkennt auch Text in Bildern oder eingescannten Dokumenten und macht ihn durchsuchbar. Wiederkehrende Suchaufträge können bequem als Favoriten gespeichert werden. Die verfügbaren Klassifizierungsinformationen, Metadaten und Notizen können bei der Recherche ebenfalls mit einbezogen werden. Sparen Sie wertvolle Zeit und profitieren Sie von den leistungsstarken Suchfunktionen des Dokumenten-Management-Systems.Erweiterungen und Integrationen für noch mehr Effizienz
- PDF/A-Drucker: Archivieren Sie Dokumente im PDF/A-Format aus jeder druckfähigen Anwendung.
- Plugins für Office-Programme: Speichern Sie Dokumente direkt aus Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice in ecoDMS ab. Diese Dateien werden im PDF/A-Format sowie im Originalformat gespeichert, wodurch Sie bei Bedarf Änderungen vornehmen und eine neue Version speichern können.
- E-Mail-Archivierung: Archivieren Sie E-Mails und deren Anhänge direkt aus Outlook und Thunderbird.
Darüber hinaus bieten optionale Erweiterungen zusätzliche Funktionen:
- WORKZ Add-on: Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben in der Dokumentenverwaltung von ecoDMS und importieren Sie Dateien und E-Mails automatisch in das Archiv.
- ecoMAILZ Integration: Dieses Plugin integriert die ecoMAILZ-Software zur automatischen E-Mailarchivierung nahtlos in die ecoDMS-Oberfläche. So können Sie alle E-Mails und Anhänge aus ecoMAILZ ebenfalls über die Benutzeroberfläche von ecoDMS verwalten.
Branchenlösungen
ecoDMS ist die führende Dokumenten-Management-System Software, die in jeder Branche und im Privathaushalt eingesetzt werden kann. Ob Sie in der Industrie, im Handel, im Gesundheitswesen oder einer anderen Branche tätig sind: ecoDMS bietet eine umfassende Lösung, um alle Dokumente sicher, organisiert und leicht zugänglich zu halten.Zum Beispiel kann ecoDMS in der Finanzbranche helfen, Compliance-Anforderungen einzuhalten und vertrauliche Informationen sicher zu speichern. Im Gesundheitswesen kann das Dokumenten-Management-System dazu beitragen, den Zugriff auf wichtige Patientendaten zu verbessern und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten. In der Bildungsbranche kann die Software Lehrern helfen, Lernmaterialien einfach zu speichern und zu teilen, während es in der Rechtsbranche dazu beitragen kann, Dokumente effektiv zu organisieren und zu durchsuchen. ecoDMS ist auch für Privatleute geeignet, die ihre persönlichen Dokumente wie Verträge, Rechnungen oder Steuerdokumente sicher und organisiert aufbewahren möchten.Kurz gesagt, ecoDMS ist ein unverzichtbares Werkzeug für jedermann.
Revisionssicherheit und die Einhaltung rechtlicher Vorgaben wie GoBD und DSGVO sind für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Die Archivierung und Verwaltung von Dokumenten ist ein wichtiger Bestandteil der Geschäftstätigkeit, der sowohl für die internen Abläufe als auch für die Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern von zentraler Bedeutung ist. Das macht ecoDMS zu der perfekten Lösung für Unternehmen und Privatleute, die eine sichere, zuverlässige und benutzerfreundliche Lösung für die Dokumentenverwaltung benötigen und gleichzeitig sicherstellen möchten, dass sie die rechtlichen Vorgaben erfüllen.
- Versicherungen
- Schulen und Universitäten
- Handwerker und Werkstätten
- Land-, Agrar- und Forstwirtschaft
- Logistik- und Speditionsfirmen
- Immobilienwirtschaft und Hausverwaltung
- Banken, Finanz- und Inkassounternehmen
- Bäckerei und Fleischwirtschaft
- Mediziner, Krankenhäuser und Apotheker
- Privathaushalte
Revisionssicherheit und rechtliche Vorgaben
Revisionssicherheit und die Einhaltung rechtlicher Vorgaben wie GoBD und DSGVO sind für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Die Archivierung und Verwaltung von Dokumenten ist ein wichtiger Bestandteil der Geschäftstätigkeit, der sowohl für die internen Abläufe als auch für die Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern von zentraler Bedeutung ist. Das macht ecoDMS zu der perfekten Lösung für Unternehmen und Privatleute, die eine sichere, zuverlässige und benutzerfreundliche Lösung für die Dokumentenverwaltung benötigen und gleichzeitig sicherstellen möchten, dass sie die rechtlichen Vorgaben erfüllen.
- ecoDMS verwendet moderne Technologien, um sicherzustellen, dass alle Dokumente revisionssicher und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
- Das Dokumenten-Management-System erfüllt u.a. die Anforderungen von GoBD, indem es dafür sorgt, dass alle Dokumente in der originalen Form und mit allen erforderlichen Metadaten aufbewahrt werden.
- Darüber hinaus bietet die Software Funktionen zur Einhaltung von DSGVO-Vorschriften. ecoDMS ermöglicht es, personenbezogene Daten sicher zu archivieren. Die Software speichert die Daten in einem zentralen Archiv und schützt sie mit einer rollenbasierten Zugriffskontrolle. So können Sie sicherstellen, dass nur autorisierte Benutzer auf die Dokumente zugreifen können.
- ecoDMS unterstützt auch die Löschung von Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.
Lassen Sie sich von uns bei Bedarf gerne bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation unterstützen. Eine Verfahrensdokumentation beschreibt die Prozesse, die im Zusammenhang mit der Erfassung, Speicherung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten ausgeführt werden. Sie stellt sicher, dass die dokumentierten Abläufe den Anforderungen der GoBD entsprechen und somit die revisionssichere Dokumentenarchivierung gewährleistet ist.
Verfahrensdokumentation anfragen ->
Es gelten die Systemvoraussetzungen und das Lizenzmodell der ecoDMS GmbH. Die Software kann kostenlos unter www.ecodms.de herunterladen und 30 Tage lang getestet werden. Für Privatleute ist das Archiv nach der Demophase als abgespeckte Free4Three-Version weiterhin kostenlos nutzbar. Wer ecoDMS nach der Demophase gewerblich und/oder mit vollem Funktionsumfang weiter verwenden möchte, benötigt eine Lizenz der Vollversion. Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de.